Виртуальный офис

Ноя 18, 2007 | Business & Baltics, Мы в СМИ

В Латвии появилась новая разновидность бизнеса — виртуальные офисы. Любая персона, не желающая всерьез обрастать инфраструктурой бизнеса, может создать полную иллюзию того, что у нее есть и кабинет, и секретарь, и бюро в солидном месте. Зачастую услуга используется для придания веса собственному имиджу. Допустим, вы только начинаете раскручиваться и в вашей фирме работаете только вы, жена и собачка. Причем бизнес ведете на дому — в мобильнике «Золотая рыбка», почтовый ящик — на «Инбоксе». Понятно, что серьезный человек, увидев на визитке только мобильный телефон и сомнительный почтовый ящик, призадумается — а стоит ли с этой фирмой иметь дело и где в случае невыполнения обязательств ее искать. Услуга нужна и тем, кто постоянно в разъездах, а какие-то переговоры или встречи «в солидной обстановке» нужны крайне редко. Поэтому сервис пользуется популярностью у различных ремонтно-строительных фирм. Например у тех, кто вставляет окна и все время на выезде.

Пользуются сервисом компании, которые часто реорганизуются и меняют профиль деятельности. Нередко к ней прибегают нерезиденты — у которых есть бизнес в Латвии, но нет смысла держать в Риге постоянный офис и персонал.

Отметим, что найти такое бюро несложно. Достаточно набрать в поисковой системе словосочетание «виртуальный офис», как выяснится, что в Латвии такая услуга предлагается чуть ли не на каждом углу. Арендовать виртуальное место прописки можно и в крупных офисных центрах, и в отелях, и в малоизвестных фирмах. Итак, попробуем обобщить, что имеется на рынке, и сколько это стоит.

Чаще всего услуги предлагаются в пакетах, которые стоят от 23 до 150 Ls в месяц. И комплектуются из офисных услуг первой необходимости. К примеру, в пакет «Е-секретарша +» от Rigas ofisa centrs за 35,28 Ls в месяц входят услуги виртуального секретаря, прием и регистрация телефонных звонков (120 минут), прием факсов, респектабельный адрес бюро, информирование о входящих письмах, доступ к е-архиву и CRM-системе, конференц-зал (2 часа в месяц), а также некоторые другие сервисы. Ведется «е-история»: на веб-странице арендатор может увидеть, кто и когда ему звонил и писал, что хотел и каковы его координаты. В ряде компаний можно заказать отдельные услуги и самому сформировать пакет. По словам арендодателей, наиболее популярны следующие сервисы. 

Можно арендовать почтовый адрес, который обычно расположен где-нибудь в центре — на Сколас, Антонияс или в солидном офисном здании. На визитке адрес будет смотреться внушительно. Фирма, предлагающая услугу, будет получать корреспонденцию и посылки для адресата, она может хранить ее в отдельном почтовом ящике или папке, пересылать по указанному адресу, сканировать и пересылать по е-почте или разместить в е-архиве. Клиент тут же получает SMS или другое сообщение о новом послании. В месяц абонирование адреса будет стоить порядка 5 Ls. Плюс различные надбавки за дополнительные услуги.

Также предлагается абонирование адреса е-почты на сервере фирмы-арендодателя. Обходится от 2 до 10 Ls. В пакете обычно бесплатно. Могут взимать плату за хранение писем.

На стационарный телефонный номер приходят звонки, которые принимает секретарь. В зависимости от ситуации она может переадресовать звонок на указанный мобильник. Или сказать, что адресат вышел и попросить оставить телефон, а к арендатору тут же придет SMS о звонке или он сможет посмотреть эту информацию на специальной интернет-странице. По договоренности может принять какой-то заказ, отправить прайс и т.п.

Звонки могут приходить на общий телефонный номер — в этом случае секретарь просто поднимает трубку и в зависимости от того, что спрашивают, соображает, кому звонят. Такой сервис стоит от 20 Ls в месяц.

Можно получить прямой номер. То есть секретарь будет точно знать, что звонят в холдинг Пупкинс и Ко. И соответствующим образом ответит на звонок. Это уже будет стоить от 30 Ls. По аналогичному принципу предлагают и факсовый номер. Факс могут переслать, отсканировать и отправить на е-почту и т.п.

Допустим, требуется провести встречу с потенциальным партнером или клиентом не в кафе, а в солидном кабинете. Это тоже просто организовать. В бюро партнер увидит секретаршу на рецепшн, кабинеты, в которых снуют сотрудники. Секретарь проводит клиента в переговорную, предложит кофе. Впечатление, что кабинет арендовали не на часик, а обитают в нем постоянно. Стоит это от 15 Ls в час.

Компания Baltic Business Consulting, к примеру, предлагает услугу еще круче. Называется услуга «Реальный офис». В распоряжение арендатора всего за 30 Ls в час отдается весь офис и он может изобразить хозяина. Для полноты картины могут изготовить и персональную табличку с названием фирмы, которую повесят у входа (одна штука — 40 Ls, срок изготовления — неделя). Впрочем, менеджер компании заявил , что эта услуга абсолютно не востребована, никто никогда ею не пользовался, поэтому они эту информацию с сайта уберут. Возможно, уже и убрали…

Спрос на услугу растет. К примеру, как рассказал менеджер Rigas ofisa centrs Валдис Далкенс, одного офисного помещения на Сколас с тремя конференц-залами и секретарем на входе уже не хватает. Сейчас у компании 37 клиентов и в некоторые дни переговорные нарасхват, иногда даже приходится отказывать клиентам. Поэтому компания организует аналогичный сервис в офисном здании на Мукусалас.

Хотя бизнесмены говорят, что сервис этот очень популярен на Западе, у корреспондента, набравшегося жизненного опыта в эпоху дикого капитализма начала 90-х, услуга вызвала ассоциацию с незабвенными «Рогами и копытами». И вопрос: «А часто ли услугами вашего офиса пользуются мошенники и фирмы-однодневки?» Владельцы виртуальных офисов говорят, что на их памяти такого не было. Они проверяют регистрационные документы и паспорта клиентов-резидентов. И подчеркивают, что их учредители — большие и солидные фирмы и о своей репутации заботятся. А для того, чтобы кого-то кинуть, не обязательно арендовать виртуальный офис. Можно поселиться и в реальном, арендовав его на месяц.

В Госполиции рассказали, что в Риге заявлений по поводу мошенничеств, в которых фигурировали бы виртуальные офисы, не было. Однако этот вопрос полицейских очень заинтересовал.

Глава корпорации безопасности Pentano Генадий Сейбутис о «кидках», в которых был задействован виртуальный офис, тоже не слышал. Он считает, что выяснить статус офиса потенциального партнера несложно. Достаточно неожиданно заехать по указанному адресу — и все станет ясно.

Отметим, что стоит обращать внимание и на адрес электронной почты. Обычно имя, которое идет после значка @, если его набрать традиционно в комбинации с www, приводит на сайт компании. В данном случае — на сайт виртуального офиса.

Достоинства виртуального бюро:
• не платить арендную плату;
• не вкладывать деньги в ремонт и обустройство офиса;
• не содержать собственного секретаря;
• не тратиться на канцелярию и уборку помещения;
• не разглашать свое истинное местонахождение;
• произвести впечатление на клиента;
• можно получить комплекс услуг, связанных с организацией делопроизводства.

Наталья Васильева

Другие статьи

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер

Сейчас для того чтобы создать свой бизнес не нужно нанимать большой штат сотрудников, это нерентабельно и неэффективно. Более рационально будет доверить свой бухгалтерский учет сторонней организации, которая займется всеми вопросами и решением проблем. Наша компания...

Консультация юриста онлайн в Латвии

Консультация юриста онлайн в Латвии

Компания BBCRiga предлагает своим клиентам качественные услуги юриста в Латвии. Юристы готовы обеспечить юридическую поддержку клиента по всем законам Латвии. Клиент сможет посмотреть резюме юриста и выбрать того который лучше всего подойдет для помощи в деле....

Временный вид на жительство, который выдается с целью занятости на основании трудового договора

Временный вид на жительство, который выдается с целью занятости на основании трудового договора

Трудовой договор – это самый распространенный в Латвии вид регулирования отношений между работодателем и работополучателем. Трудовой договор регулирует плату за работу, рабочее время и порядок работы. Чтобы иностранец в Латвии мог быть принят на работу на основании...

Присоединяйтесь к BBCRiga, и мы поднимем ваш бизнес на новую высоту

4 + 15 =

Контакт