Виртуальный офис

18.11.2007

В Латвии появилась новая разновидность бизнеса — виртуальные офисы. Любая персона, не желающая всерьез обрастать инфраструктурой бизнеса, может создать полную иллюзию того, что у нее есть и кабинет, и секретарь, и бюро в солидном месте. Зачастую услуга используется для придания веса собственному имиджу. Допустим, вы только начинаете раскручиваться и в вашей фирме работаете только вы, жена и собачка. Причем бизнес ведете на дому — в мобильнике «Золотая рыбка», почтовый ящик — на «Инбоксе». Понятно, что серьезный человек, увидев на визитке только мобильный телефон и сомнительный почтовый ящик, призадумается — а стоит ли с этой фирмой иметь дело и где в случае невыполнения обязательств ее искать. Услуга нужна и тем, кто постоянно в разъездах, а какие-то переговоры или встречи «в солидной обстановке» нужны крайне редко. Поэтому сервис пользуется популярностью у различных ремонтно-строительных фирм. Например у тех, кто вставляет окна и все время на выезде.

Пользуются сервисом компании, которые часто реорганизуются и меняют профиль деятельности. Нередко к ней прибегают нерезиденты — у которых есть бизнес в Латвии, но нет смысла держать в Риге постоянный офис и персонал.

Отметим, что найти такое бюро несложно. Достаточно набрать в поисковой системе словосочетание «виртуальный офис», как выяснится, что в Латвии такая услуга предлагается чуть ли не на каждом углу. Арендовать виртуальное место прописки можно и в крупных офисных центрах, и в отелях, и в малоизвестных фирмах. Итак, попробуем обобщить, что имеется на рынке, и сколько это стоит.

Чаще всего услуги предлагаются в пакетах, которые стоят от 23 до 150 Ls в месяц. И комплектуются из офисных услуг первой необходимости. К примеру, в пакет «Е-секретарша +» от Rigas ofisa centrs за 35,28 Ls в месяц входят услуги виртуального секретаря, прием и регистрация телефонных звонков (120 минут), прием факсов, респектабельный адрес бюро, информирование о входящих письмах, доступ к е-архиву и CRM-системе, конференц-зал (2 часа в месяц), а также некоторые другие сервисы. Ведется «е-история»: на веб-странице арендатор может увидеть, кто и когда ему звонил и писал, что хотел и каковы его координаты. В ряде компаний можно заказать отдельные услуги и самому сформировать пакет. По словам арендодателей, наиболее популярны следующие сервисы. 

Можно арендовать почтовый адрес, который обычно расположен где-нибудь в центре — на Сколас, Антонияс или в солидном офисном здании. На визитке адрес будет смотреться внушительно. Фирма, предлагающая услугу, будет получать корреспонденцию и посылки для адресата, она может хранить ее в отдельном почтовом ящике или папке, пересылать по указанному адресу, сканировать и пересылать по е-почте или разместить в е-архиве. Клиент тут же получает SMS или другое сообщение о новом послании. В месяц абонирование адреса будет стоить порядка 5 Ls. Плюс различные надбавки за дополнительные услуги.

Также предлагается абонирование адреса е-почты на сервере фирмы-арендодателя. Обходится от 2 до 10 Ls. В пакете обычно бесплатно. Могут взимать плату за хранение писем.

На стационарный телефонный номер приходят звонки, которые принимает секретарь. В зависимости от ситуации она может переадресовать звонок на указанный мобильник. Или сказать, что адресат вышел и попросить оставить телефон, а к арендатору тут же придет SMS о звонке или он сможет посмотреть эту информацию на специальной интернет-странице. По договоренности может принять какой-то заказ, отправить прайс и т.п.

Звонки могут приходить на общий телефонный номер — в этом случае секретарь просто поднимает трубку и в зависимости от того, что спрашивают, соображает, кому звонят. Такой сервис стоит от 20 Ls в месяц.

Можно получить прямой номер. То есть секретарь будет точно знать, что звонят в холдинг Пупкинс и Ко. И соответствующим образом ответит на звонок. Это уже будет стоить от 30 Ls. По аналогичному принципу предлагают и факсовый номер. Факс могут переслать, отсканировать и отправить на е-почту и т.п.

Допустим, требуется провести встречу с потенциальным партнером или клиентом не в кафе, а в солидном кабинете. Это тоже просто организовать. В бюро партнер увидит секретаршу на рецепшн, кабинеты, в которых снуют сотрудники. Секретарь проводит клиента в переговорную, предложит кофе. Впечатление, что кабинет арендовали не на часик, а обитают в нем постоянно. Стоит это от 15 Ls в час.

Компания Baltic Business Consulting, к примеру, предлагает услугу еще круче. Называется услуга «Реальный офис». В распоряжение арендатора всего за 30 Ls в час отдается весь офис и он может изобразить хозяина. Для полноты картины могут изготовить и персональную табличку с названием фирмы, которую повесят у входа (одна штука — 40 Ls, срок изготовления — неделя). Впрочем, менеджер компании заявил , что эта услуга абсолютно не востребована, никто никогда ею не пользовался, поэтому они эту информацию с сайта уберут. Возможно, уже и убрали…

Спрос на услугу растет. К примеру, как рассказал менеджер Rigas ofisa centrs Валдис Далкенс, одного офисного помещения на Сколас с тремя конференц-залами и секретарем на входе уже не хватает. Сейчас у компании 37 клиентов и в некоторые дни переговорные нарасхват, иногда даже приходится отказывать клиентам. Поэтому компания организует аналогичный сервис в офисном здании на Мукусалас.

Хотя бизнесмены говорят, что сервис этот очень популярен на Западе, у корреспондента, набравшегося жизненного опыта в эпоху дикого капитализма начала 90-х, услуга вызвала ассоциацию с незабвенными «Рогами и копытами». И вопрос: «А часто ли услугами вашего офиса пользуются мошенники и фирмы-однодневки?» Владельцы виртуальных офисов говорят, что на их памяти такого не было. Они проверяют регистрационные документы и паспорта клиентов-резидентов. И подчеркивают, что их учредители — большие и солидные фирмы и о своей репутации заботятся. А для того, чтобы кого-то кинуть, не обязательно арендовать виртуальный офис. Можно поселиться и в реальном, арендовав его на месяц.

В Госполиции рассказали, что в Риге заявлений по поводу мошенничеств, в которых фигурировали бы виртуальные офисы, не было. Однако этот вопрос полицейских очень заинтересовал.

Глава корпорации безопасности Pentano Генадий Сейбутис о «кидках», в которых был задействован виртуальный офис, тоже не слышал. Он считает, что выяснить статус офиса потенциального партнера несложно. Достаточно неожиданно заехать по указанному адресу — и все станет ясно.

Отметим, что стоит обращать внимание и на адрес электронной почты. Обычно имя, которое идет после значка @, если его набрать традиционно в комбинации с www, приводит на сайт компании. В данном случае — на сайт виртуального офиса.

Достоинства виртуального бюро:
• не платить арендную плату;
• не вкладывать деньги в ремонт и обустройство офиса;
• не содержать собственного секретаря;
• не тратиться на канцелярию и уборку помещения;
• не разглашать свое истинное местонахождение;
• произвести впечатление на клиента;
• можно получить комплекс услуг, связанных с организацией делопроизводства.

Наталья Васильева

Наш адрес

Krāsotāju iela 5
Latgales priekšpilsēta, Rīga, LV-1009, Latvia

Контакты

Подписывайтесь