В условиях кризиса фирмы ищут возможности снижения расходов. Сделать это можно при помощи аутсорсинга, отдав на обслуживание третьим лицам все что можно — от компьютерного парка до бухгалтерии.
Компьютеры и ИТ
Обновление компьютерного парка требует весомых вложений. Уменьшить издержки можно при помощи оперативного лизинга ИТ-оборудования. К примеру, такие услуги предлагает фирма 3 Step IT. Как рассказал менеджер по обслуживанию клиентов Янис Канчс, фирма сама выбирает, технику каких поставщиков она хочет приобрести.
Перед заключением сделки вначале выясняют, какие суммы фирма готова потратить на оборудование, и исходя из этого делают клиенту финансовое предложение. В него входят аренда компьютеров, услуги регистра всей техники плюс гарантии, что после истечения срока действия договора аутсорсер возьмет на себя обязательства по вывозу устаревшей техники и предпринимателю не надо будет решать вопросы утилизации. В среднем договоры заключаются на три года. После их истечения парк техники обычно обновляется.
Консолидированная сумма ежегодных платежей составляет примерно третью часть стоимости компьютеров и оргтехники (при договоре на три года). Плюс взимается процент — ставки начинаются с 7% годовых.
Если нужна комплексная услуга, включающая различные ИТ-сервисы, — услуги системного администратора, резервное копирование, обслуживание сетей, почтовый сервер и т.п., можно обратиться в Lattelecom или DEAC, которые предлагают услуги ИТ-аутсорсинга.
Тот же Lattelecom предлагает услуги и аутсорсинга бизнес-процессов. Включая аренду услуг call-центра и дорогостоящих ERP/CRM-систем. В этих случаях клиент опять-таки экономит за счет того, что не вкладывает деньги в дорогостоящее оборудование, а также не содержит в штате квалифицированных ИТ-специалистов. Их услуги, несмотря на кризис, особенно не подешевели (если, конечно, речь идет о персонале, у которого голова и руки на месте).
Предлагается также полный аудит существующих систем и разрабатываются индивидуальные решения, позволяющие снизить издержки на ИТ-инфраструктуру: в ряде случаев годовая экономия доходит до 40%.
Транспорт
Сэкономить можно и отказавшись от собственного парка, пересев на такси.
«Давно доказано, что в случае, если машина проезжает в месяц меньше, чем 600 км, то никакого смысла держать ее нет. Раньше у многих фирм были служебные машины и водитель. Теперь, в сложной экономической ситуации, многие начинают считать деньги и понимают, что не очень выгодно содержать машину, обеспечивать ее парковку, страховку и платить шоферу», — говорит руководитель Transporta grupa Rīga Taxi Геннадий Аксенов.
Представители таксомоторных компаний рассказали, что количество корпоративных клиентов у них уменьшилось несущественно. Однако из-за оптимизации затрат многие фирмы сократили объем поездок как минимум на 15-20%.
Учитывая сложную экономическую ситуацию, таксопарки начали предлагать и новые схемы услуг. Так, раньше фирмы, которые регулярно развозили на такси сотрудников по домам либо с утра отвозили на работу, обычно заказывали отдельную машину чуть ли не для каждого работника. Теперь Rīga Taxi предлагает «коллективное пользование»: если фирма согласна, что в одной машине поедут не только ее работники, но по пути будут захвачены и люди из других компаний, то каждое из предприятий получит скидку в 50%. Поездка займет чуть больше времени, но зато обойдется дешевле.
Оплата в основном производится по факту предоставления услуг. В конце месяца компьютерная программа подсчитывает, сколько наездили сотрудники фирмы, и выставляется счет. Что касается цен, то для корпоративных клиентов действуют существенные скидки. Так, за посадку Rīga Taxi берет 0,60 Ls, а за каждый километр — 0,40 Ls. Кроме того, в конце учетного периода все поездки суммируются и в зависимости от суммы также может быть предоставлена скидка.
Чтобы не нарваться на фирмы-однодневки, таксопарки берут у клиентов гарантийный депозит. Обычно он составляет от 50 до 100 латов. Зачастую после пары месяцев сотрудничества, если клиент аккуратно платит по счетам, сумма депозита уменьшается либо его отменяют.
Бухгалтерия
Еще одна возможность снизить издержки — это передать на аутсорсинг бухгалтерию. Фирм, оказывающих такие услуги, — множество. Перечень можно найти на сайте www.vgk.lv. Как рассказал директор компании Investors Гунтар Витолс, желание иметь бухгалтера в соседнем кабинете — это, скорее, стереотип. И опыт показывает, что гораздо эффективнее доверить бухгалтерское обслуживание третьим лицам.
«Когда бухгалтер свой, часто нарушается грань между чисто бухгалтерской работой, где нужен действительно дорогой и квалифицированный специалист, и обычной рутиной. Много времени тратится на делопроизводство, а ведь для этого совсем не обязательно иметь высокую квалификацию. Причем, что характерно, бухгалтер не стремится избавиться от этой рутины, потому что тогда снизится объем работ и упадет его значимость. А набирает помощников и в итоге бухгалтерский департамент разрастается, а эффективность работы падает», — говорит г-н Витолс.
Он поясняет, что вначале аутсорсер изучает бизнес-процессы в фирме, и потом решается вопрос о том, как разделить функции, чтобы система работала быстро и эффективно. В первую очередь речь идет о том, чтобы отдать аутсорсеру подготовку отчетов для налоговой службы. Иногда аутсорсеры рассчитывают зарплату. К такому прибегают обычно крупные фирмы, где вопрос оплаты труда каждого сотрудника является конфиденциальным. Если зарплату начисляет третье лицо, то гарантированно, что тайна не всплывет.
Что касается стоимости услуг, то они начинаются примерно со 100 латов. Специалисты говорят, что, отдавая бухгалтерию на аутсорсинг, бизнесмен снижает расходы по этой позиции примерно в два раза. Кроме того, экономит на компьютерных бухгалтерских программах.
Виртуальный офис
Если фирме пришлось «оптимизироваться» до штата из нескольких человек, в ряде ситуаций есть смысл подумать о том, чтобы работать на дому, а для имиджа и редких встреч с партнерами и клиентами пользоваться услугами виртуальных офисов. Такие услуги в Риге оказывает ряд фирм и офисных центров: к примеру, Rīgas ofisa centrs или Baltic Business Consulting.
Суть услуги заключается в том, что создается полная иллюзия полноценного офиса, реквизиты которого смело можно указывать на визитках.
Звонки на стационарный телефонный номер будет принимать секретарь. В зависимости от ситуации она может переадресовать звонок на указанный мобильник. Или сказать, что адресат вышел, и попросить оставить телефон, а к арендатору тут же придет sms о звонке или он сможет посмотреть эту информацию на специальной интернет-странице. По договоренности может принять какой-то заказ, отправить прайс и т.п.
Этот же секретарь будет разбирать и принимать письма. Если требуется провести встречу, то для этого выделяются помещения переговорной или конференц-зала. Выглядит все солидно и придирчивый партнер с ходу не заподозрит, что реально представитель фирмы тут бывает от силы пару часов в неделю. В бюро партнер увидит секретаршу на рецепшн, кабинеты, в которых снуют сотрудники. А секретарь проводит клиента в переговорную, предложит кофе.
Чаще всего услуги предлагаются в пакетах, которые стоят от 20 латов в месяц.
Наталья Васильева
